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当事務所のFACEBOOKで投稿されたお役立ち情報の中から、マイナンバーに関することをまとめたページです。
本文中では平易に書くことを目的としておりますので、各種特例等を考慮に入れていない場合がございます。
また、法律条文を出来るだけ分かりやすくご説明するため、
簡易な用語の使い方・表現の仕方をしております。
10月からマイナンバー通知が始まるなど、来年からの運用準備が既に開始されています。もう一度マイナンバーについて「おさらい」しておきましょう。
マイナンバーとは?
マイナンバーとは国民一人ひとりが持つ12桁の固有番号で、行政の効率化、国民の利便性向上、公平公正な社会の実現の為に必要だとされています。
日本の国民番号制度導入は先進国中最も遅く、その分各国での事故例などを参考にした事から、制度としての完成度が高いと言われています。
平成28年1月以降、社会保障、税、災害対策の3分野に限って運用が始まります。
個人番号カード
各人からの申請によって平成28年1月から交付されるカードです。このカードには表面に写真が付され、氏名、住所、性別、が記載されています。マイナンバーは裏面に記載されていますが、必要の無い相手には見せてはいけません。
内蔵のチップには本人を特定するためのデータが内蔵されています。
そのため、e-Taxなどの電子申請、図書館利用、印鑑登録証など様々な行政サービスに使用出来る様になっています。ただし、所得や病歴などの個人情報はカードには内蔵されていないので、万が一落としたとしても、例えば運転免許証を落とした場合と同程度の危険性ではないかと思います。
個人番号カードの取得は任意ですが、身分証明書その他に使用出来ることや行政サービスに利用出来る事などから、余程ネット社会等に強い不安感をお持ちの方や小さいお子さん、またお年寄り等以外の方は取得された方が便利かと思います。
セキュリティ
マイナンバーは単に個人を特定するための個人番号であり、それ自体には他に何の情報も含まれていません。
また個人番号カードにも、上記のように本人特定のための情報が内蔵されているだけなので、例えば「勤務している会社にマイナンバーを教えたら病歴が知られてしまうのでは?」などの心配は無用。
病医院の窓口等で写真付きのカードを提示し、番号を入力し、更にICカードの認証、パスワード入力など、怖いどころか今より個人情報入手は難しくなる可能性が高い様です。
マイナンバー時代の身の守り方
「マイナンバーは絶対に安全か?」というと、そうでは有りません。
マイナンバー制度で恐れなければならないのは「なりすまし」でしょう。他人になりすまして年金を受給したり銀行預金等を引き出したり、更に他人の戸籍の乗っ取り(背乗り)など、従来から決して少なくない「なりすまし」犯罪は有りました。
この辺りを完全に防ぐことは今後も非常に難しいと思われますから、パスワードは生年月日などを避けたうえ絶対に他人に教えない、金融機関では出来るだけ静脈認証を使う、PCやスマートフォンは指紋登録しておく、マイナンバーは暗記し番号カードの番号部分には目隠しのシールを貼っておく、などの「念には念を入れた」対策が必要であることは従来と変わりません。
これは「マイナンバー制度が悪い」と言うより「絶対的な安全など無い」と言うことで有って、自分のマイナンバーを教える必要の無い他人に自分の番号を教える様な行為は絶対に慎む必要があります。
マイナンバーの使い道
マイナンバーは利用目的が、社会保障、税、災害対策の3分野に限られ、それ以外の用途に使用することが出来ません。
自社に勤務する方や、報酬を支払う相手方については、社会保険等の手続や源泉所得税関係の処理が必要なので、マイナンバーを提供して貰うことが必須となります。
しかし、金融機関等一部の業種を除き、顧客からマイナンバーの提供を受けることは許されて居らず、違反者には強い罰則が与えられています。
ちなみに税理士事務所は企業等の税務代理として年末調整や確定申告等税務に関する業務を行うため、マイナンバーを扱う事業者になっています。罰則等は個人情報保護法に比して大変重いため、春頃から事務所独自の取扱基準を定めたり研修を行ったり、様々な事前準備を行ってきました。
まとめ
未だ国民全般に完全周知されているとは言い難いマイナンバー制度ですが、いよいよ来年から運用開始します。万全の準備が出来ているかなど、再度確認してみて下さいね。
平成27年5月
予てより検討されてきたマイナンバーカードの医療分野への利用方法について政府が方針決定を行い、厚生労働省から概要が発表されました。
これを時系列に並べ替えると下記のようになります。
概要・医療分野
2015年中 医療連携についての具体的検討
2016年 1 月 マイナンバー制度始動
2017年 7 月以降出来るだけ早い時期 カードに保険証機能を持たせる
2018年度以降 医療連携や研究に利用可能な番号を段階的に導入
マイナンバー制度導入後2020年まで 制度の定着や発展等の集中取組期間とする
解説
まず日本国に居住する者全員に番号を付す作業は平成27年中に終了します。
そして、平成28年以降マイナンバーを利用する分野を段階的に拡げて行こうという政策のもとに様々な具体策が決まりつつあるのが、今です。
マイナンバーカードを多くの住民に取得させる為には、保険証機能や印鑑証明カードなど様々な便利機能をカードに付与することも次々決まってきています。
平成28年4月に予定されている消費税率アップ(8%から10%)ですが、マイナンバーカードを利用し、これと時期を同じくして上限(今の案では4000円)を定めて還付しよう、と言う議論が始まっています。
これも同じくマイナンバー制度を定着させようという意図が強く働いたもので、「便利」だけでは動かない層に向けて「お得」も追加して導入を後押ししようとする政策です。
これは国税の電子申告(e-Tax)制度のときに、納税者自身の個人認証カードで申告すると5000円の控除が得られる、と言う制度が設けらたことと形式も金額も酷似しています。そう言う意味では大して目新しい政策でも有りませんね。
と云う訳で、マイナンバーカードは近い将来スマフォと同じように「持っていて当然、亡くすと不便で仕方が無い」と言うような物になる、かもしれません。
この感じ、例えばアメリカで暮らしたことの有る方ならお判りかと思います。
日本のマイナンバー制度は世界中の同様の制度の良いところを取り入れ、悪いところを反面教師にして策定中の新しい制度ですから、今後も細かい部分の制定や改変等が頻繁に行われると思われます。
国民の利便性の向上マイナンバー制度とは、日本に住民票を有する全ての方並びに法人に対して1人(一社)1つの番号を付し、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。
マイナンバーは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤であり、期待される効果としては、大きく3つあげられます。
公平・公正な社会の実現
所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。
国民の利便性の向上
添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。
行政機関の作業効率化
行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。
※大いに稼いでいるにも関わらず生活保護費を受給している様な事例が報道されることをご覧になった方も多いでしょう。
また、住民票や印鑑証明、納税証明や社会保険の加入状況など、どんな情報を何処に取りに行けば良いのか迷われる場面も多いと思われます。
そういった不正や不便が解消されるとしたら大いに結構、だとは思いますが。
日本に住民票を持つ全ての個人には12桁の番号が割り振られ、平成27年10月から各自に通知されます。
また法人に対しても同様に番号(法人の番号は13桁)が割り振られますが、本記事では主として個人の番号について説明しています。
また、マイナンバーの実務的利用は平成28年1月に開始される予定です。
税務申告については平成29年1月以降の提出分からの対応となりますが、各種届出等については平成28年1月から必要になる書類もあります。
※住民票のある場所に郵送されますので、間違いなく受け取れるように役所への届出等について正しく済ませておきましょう。
番号は一生変わりません。
※番号が漏洩し、不正使用される恐れのある場合などには変更されるようですが、再附番を受けた場合などは何かと間違いの元となりやすくなります。番号の開示については十分注意しましょう。
マイナンバーは平成28年1月から、社会保障、税、災害対策の行政手続に番号が必要になります。またマイナンバーは社会保障、税、災害対策の中でも、法律や自治体の条例で定められた行政手続でしか使用することはできません。
マイナンバー取扱事業者
従業員を雇用している事業者は、健康保険や厚生年金の加入手続を行ったり、従業員の給料から源泉徴収して税金を納めたりしています。
また、証券会社や保険会社等の金融機関でも、利金・配当金・保険金等の税務処理を行っています。
平成28年1月以降は、これらの手続を行うためにマイナンバーが必要となります。
そのため、企業や団体にお勤めの方や金融機関とお取引がある方は、勤務先や金融機関にご本人やご家族のマイナンバーを提示する必要があります。
マイナンバーの提供
民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければいけません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。
提供、開示の義務
逆に報酬を受ける側は自分のマイナンバーを支払者に開示する義務があります。
例1
不動産を購入した際などには全く面識の無い司法書士さんに依頼することが殆どです。
こういった支払相手からもマイナンバーを提供して貰う必要があります。
例2
病院やクリニックなど各所でアルバイトしている医師などは報酬を受けている全ての相手先にマイナンバーを開示する義務があります。
特に私(税理士)のようなフリーランスの事業者は自分自身のマイナンバーを持ち歩くか、または完全に暗記する必要があると思っています。
マイナンバーが送付されてきたら、絶対になくさない、大事に保管する、きちんと記録する、その辺りが重要かと思います。
身分証明を兼ねてICカードを取得しておくのも良いでしょうね。
法人のマイナンバーについては、個人のものと違って公表され、また誰でも自由に使用することが出来ることになっています。個人と法人で、マイナンバーの扱いが全く違う、と言うことは憶えておく必要があるでしょう。
個人のマイナンバーについては、その利用目的が社会保障、税、災害対策の3つに絞られているとは言え、漏洩を心配する声は後を絶ちません。そこで、政府ではマイナンバーの情報保護対策として下記のような対策を講じているとアナウンスしています。
(以下原文のまま)
マイナンバーの導入を検討していた段階で、個人情報が外部に漏れるのではないか、他人のマイナンバーでなりすましが起こるのではないか、といった懸念の声もありました。
そこで、マイナンバーを安心・安全にご利用いただくために、制度面とシステム面の両方から個人情報を保護するための措置を講じています。
制度面の保護措置としては、法律に規定があるものを除いて、マイナンバーを含む個人情報を収集したり、保管したりすることを禁止しています。
また、特定個人情報保護委員会という第三者機関が、マイナンバーが適切に管理されているか監視・監督を行います。
さらに法律に違反した場合の罰則も、従来より重くなっています。
システム面の保護措置としては、個人情報を一元管理するのではなく、従来通り、年金の情報は年金事務所、税の情報は税務署といったように分散して管理します。
また、行政機関間で情報のやりとりをするときも、マイナンバーを直接使わないようにしたり、システムにアクセスできる人を制限したり、通信する場合は暗号化を行います。
このように個人情報の保護に関して、さまざまな措置を講じています。
政府の回答は以上の通りです。
制度面ではマイナンバーの不正収集や使用の禁止と罰則強化、システム面では一元管理ではなく分散管理することによって不正利用を防止しようというものです。
受け売りだけでは何ですから、以下に私の個人的な意見も書いておきましょう。
マイナンバーの流出を100%防ぐことは絶対に(と言って良いと思います)無理だと思います。
例えばサラリーマンの場合、家族は勿論のこと、雇用している企業にマイナンバーを通知することによって、人事総務経理など各部署、税理士事務所や監査法人、社会保険労務士事務所、その他各方面にマイナンバーが伝わるはずで、勤務先以外でアルバイトしている場合には通知先等も2倍、しかも各所には各々多くの従事者も存在するでしょう。
さらに官庁等のウェブその他のサーバーから番号が抜かれる可能性まで考えると、完全な流出防止策など存在しないと言わざるを得ません。
で、マイナンバーが流出したらどうなるか?色々考えたのですが、これは大したことにはならない場合が殆どでは無いでしょうか?
例えば、これまでも保険証の番号や納税者番号が外部に流出しても、なりすまし等の犯罪に使用された事例は多いようですが、番号を盗まれた側には大きな被害は出ませんでした。
マイナンバー制度によってなりすまし犯罪を防げるとしたら、逆に安心、と言うのは言い過ぎでしょうか?
新型の「なりすまし」犯罪が産まれることも充分考えられるのですが、マイナンバーの漏洩が即ち資金流出に繋がるものではなさそうなので(本人確認については従来と同様であるため)、各人がマイナンバーを適正に取り扱っていさえすれば、過度の心配は無用かな?と考えています。
日本に住民票のある方には、平成27年10月以降に、マイナンバーを通知するための通知カードが配布されます。
通知カード
通知カードは紙製で、券面に氏名、住所、生年月日、性別(基本4情報)、マイナンバーが記載されたものになります。
これは全ての方に送られますが、顔写真が入っていないことから、本人確認証明書などとして使用することは出来ません。
さらに、申請によりマイナンバーその他が記された写真付きICカードを発行して貰うことも出来ます。
個人番号カード
個人番号カードは、券面に氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーなどが記載され、本人の写真が表示されたものです。
平成27年10月に通知カードでマイナンバーが通知された後に、市区町村に申請すると、平成28年1月以降に交付を受けることができます。
このカードは、本人確認のための身分証明書として利用できるほか、カードのICチップに搭載された電子証明書を用いて、e-Tax(国税電子申告・納税システム)をはじめとした各種電子申請が行えます。
また、お住まいの自治体の図書館利用証や印鑑登録証など各自治体が条例で定めるサービスにも使用できます。
余談ですが、このカードには資格の有無などは記されていないため、例えば電子申告の税理士署名等には使用出来ないと考えられます。
個人的には、せめて国に登録されている様々な資格情報までマイナンバーで取り扱って貰えると助かるのですが、、。
なお、個人番号カードに搭載されるICチップには、券面に書かれている情報のほか、電子申請のための電子証明書は記録されますが、所得の情報や病気の履歴などの個人情報は記録されません。
個人の様々なデータがICチップに仕込んである様な誤解をされている方も時折見られますが、番号カード1枚からすべての個人情報が分かってしまうことはありませんので、過度な心配は無用かと思います。
従業員の社会保険手続きについてマイナンバーがどのように扱われるのか、具体例で考えて見ましょう。
個人番号の提示
従業員から勤務先に番号を提示します。
※扶養家族の番号も提示する必要があります。
社会保険に関する届出書類等の作成と提出
従業員から預かった番号を記載します。
会社の番号も記載する必要があります。
健康保険組合等が受理
各種行政サービス等に使用。
マイナンバー制度における業務は上記のような流れになります。
これまでも、行政サービスは、納税者番号、保険者番号等を使用して行われてきましたので、マイナンバー制度によって従前の行政サービスが大きく変化することは考えにくく、大きく違うのは、行政側において、扶養控除重複、生活保護不正受給、年金不正受給などのチェックが容易になると言うことが大部分かと思われます。
マイナンバー制度の施行が近づくにつれ、セキュリティ管理等の売り込み営業や危険を煽るような記事が多くなってきました。
たしかに、マイナンバー制度が導入されると、番号管理等に細心の注意が必要とはなります。
しかし、何らかの不正を働いていた納税者や企業、またセキュリティ対策が不十分な事業者や士業者など以外の方々は、「困った!」と頭を抱えるようなことは無いと思います。
次に、事業者を例にとり、番号保管について実務の流れを考えて見ました。
マイナンバー法で特徴的なのは、場合に応じて番号情報廃棄や削除を義務化していることかと思っています。
個人番号の取得
従業員や扶養家族の番号取得
番号の保管
漏洩、紛失、不正利用等が無いよう厳重保管義務
利用、提出
書類に番号記載し、届出等に利用
または
外部委託
税理士、社会保険労務士等に各種手続委託
国家資格士業の場合は法律に守秘義務規定あり
単なる処理代行業者とは守秘契約等の締結が望ましい
廃棄、削除
退職者や扶養家族から外れた者の番号廃棄、削除
上記がマイナンバーの取得から廃棄までの流れとなります。
事業者等には、漏洩、紛失、不正利用等の無いよう厳格な管理が求められており、漏洩した場合には懲役や罰金といった罰則が規定されています。
ここでは番号保管について実務の流れを考えてみました。
しかし、例えば源泉徴収簿のような税務関係書類は時効を迎えるまでの7年間は徴収義務者による保管義務がありますので、従業員が退職したからと言って直ぐに廃棄することは税法上違反となります。
なので、「マイナンバー法」では、保存期間経過後に廃棄、削除が必要とされました。
でもだがしかしそうなると、例えば当事務所ではこれまで半永久保存と考えて来た過年度申告書等でマイナンバー記載分以降は全て削除対象(または該当箇所白塗りとか?)となってしまいます。
例えば、会社等を畳まれた場合などはお預かりしている申告書などのデータは削除すべき?とか、現実には随分と先の話ではあるのですが、、。
税務実務においては、例えば半世紀も前の原始資料が無ければ適正な処理方法が見つからない場合なども存在しますので、税理士にとっては「資料を捨てろ」というのは悪魔の囁きの如く感じられるのです。
また、今のところ発表されていない(それとも見落とし?)部分が沢山有るため、クライアント様については実務上の細かい事項等について、判り次第お伝えして行きたいと思っています。
マイナンバーを扱う事業者には、厳格な管理が求められています。
それでは、厳格な管理をするために事業者はどのような方策を採れば良いのでしょう?
現在考え得る対策は概ね以下の4種類に分類出来ると思います。
組織的管理措置
・取扱規程の整備
・取り扱い状況の記録や記録保管に関する確認手段の確立
・情報漏洩時の対策
・取り扱い状況や安全管理の把握
人的管理措置
・取扱担当者教育
・取扱者等の組織整備
物理的管理措置
・特定情報管理区域設定
・情報機器の整備や持出規制
・機器等の廃棄に関する情報削除
技術的管理措置
・不正アクセス防止策
・アクセス者識別認証
・アクセス制御
上記の内容は、これまでの情報漏洩防止策と対して変わりはありません。
勿論、情報漏洩防止策を全く講じていない企業は殆ど無いと言って良いと思いますが、今のままで十分かどうかを再確認してみる機会にされたら如何でしょうか?
時々、当事務所の対策内容について尋ねられるのですが、主として技術的また物理的については「それを言っちゃぁ、お終いよ」って事になりかねないので、企業秘密とさせていただいています、悪しからず。
情報漏洩の実例
何万人分のデータが漏洩した等というニュースは誰でも目にしたことはお有りかと思いますが、下記は私が遭遇した情報漏洩の一部です。
従業員教育の参考まで。
顧客情報
漏洩元:看護師、飲食店従業員、カウンセラー、販売店員
私が企業研修の講師をした際の聞き取りで、クライアントである芸能人などの名前、同伴者、症状等を、殆ど悪気無しに友人等に話していたことが判明したもの。
勤務先情報
漏洩元:カウンセラー
公的な場所における自己紹介で「現在××に勤務している◎◎と申します。独立しようと思ったきっかけは、」に続いて勤務先の売上や主宰者の近況などを次々に暴露。司会者が発言を止めなかったのにも驚き!
個人情報
漏洩元:IT系企業社員。
この方と名刺交換後、私宛にこの企業IPを経由した迷惑メールが殺到。この人自身も第三者から情報を抜かれた被害者と思われますが、迷惑メールの添付情報から数百人分のアドレス情報等が読み取れたため、すぐにアドレスを変更しました。
以上でお判りの様に、企業から漏れる情報の多くは犯罪意識の薄い従業員によるものだと言われます。
先ずは日頃からの従業員教育が、一番低コストかつ有効な漏洩対策かと思いますが、オタクは大丈夫?
前述の通り、「マイナンバー法」は「個人情報保護法」より厳しいものになっています。
此所では両者を比較しながら説明いたしましょう。
対象者
「個人情報保護法」:個人データを5000件以上保有する企業だけが対象
「マイナンバー法」:全事業者がその対象になりました。
第三者への情報提供
「個人情報保護法」:本人の同意さえ有れば第三者への情報提供が許されていた
「マイナンバー法」:本人の同意があっても原則禁止です。
情報廃棄
「個人情報保護法」:には定めなし
「マイナンバー法」:預かった情報は保存期限経過後に廃棄や削除が必要
故人の情報
「個人情報保護法」:保護対象外
「マイナンバー法」:保護対象とされました。
罰則
「マイナンバー法」では、マイナンバーを扱う事業者に厳格な管理が求められており、また番号漏洩等についてはかなり重い罰則が設けられています。
個人番号利用事務等に従事する者が正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供した場合・・・4年以下の懲役または200万円以下の罰金またはそれら両方
上記の者が不正な利益を計る目的で個人番号を提供または盗用した場合・・・3年以下の懲役または150万円以下の罰金またはそれら両方
その他 漏洩させた当事者の立場や状況によって様々な罰則が設けられています。
ちなみに情報保護について定めた「個人情報保護法」における最も重い罰則が「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」に留まっているのに比して、マイナンバーが如何に重く捉えられているかが判ると思います。
「マイナンバー法」は、各分野によって以下の通り施行日に違いがあります。
平成27年末までに準備し、徐々に番号利用範囲を広げて行くイメージかと思います。
雇用保険 平成28年1月1日提出分より
健康保険、厚生年金 平成29年1月1日提出分より
個人に関する税金(所得税、住民税、事業税)
平成28年1月1日の属する年分の申告書より。
※要するに再来年(平成29年)の3月の確定申告から適用
法人に関する税金(法人税、法人住民税、法人事業税)
平成28年1月1日以降開始の事業年度の申告書より。
※所得税同様、再来年(平成29年)提出分から適用開始となります。
法定調書 平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書より。
これも平成29年からです。
支払報告書 平成28年分の支払報告書より。
これも平成29年提出から、ですね
申請書、届出書(国税、地方税とも)
平成28年1月1日以降に提出すべき書類より。
ここまで「マイナンバー制度」について紹介して参りました。
お判りのように、ここでは特別なことは求められておらず、現代の事業者として当然の守秘義務を果たしていれば良い事項ばかりと思われます。
今年すべきことは、対象業務の洗い出し、従業員教育、管理体制の見直しなど沢山有りそうですが、徐々に対応すれば大丈夫なのでは無いでしょうか。
勿論、当事務所のクライアント様については、順次詳細な情報提供をいたします。
ご対応の程よろしくお願いいたします。
マイナンバー制の導入と共に大きく変わるもののひとつに「源泉徴収票の大きさ」があります。
今までA6サイズだった源泉徴収票が2倍、A5サイズになるのです。
詳細は今も詰めている最中のようですが、デザインも少々変更されるようです。
私がこの世界に入った頃の話。
源泉徴収票は複写式が殆どで、しかも手書きが大多数。
一部大企業だけがドットインパクトプリンタによる青文字(複写の下の方)を従業員に渡していました。
やがてレーザープリンターが普及し始めると、黒い字で印刷した源泉徴収票が増えてきました。
それでも徴収票用紙は税務署等で無料で貰えるため手書きの徴収票はかなり長いあいだ幅を利かせていたのです。
そのため、印刷した徴収票を見てコピーだと勘違いした関与先の従業員や御家族等から「間違えてコピーが入っていました」とか「手書きのものと交換して下さい」などと連絡が入ったり、中には「失礼だ!従業員には原本を渡せ!」と怒鳴られた事も有ります。
企業様には説明しながら渡していたのですが、従業員さんに詰め寄られて税理士事務所の電話番号を教える、みたいな感じでしょうか。
まぁ、そんな風に上手いこと「税理士のせい」として名前をお使いいただく事も税理士の仕事、と言えるでしょう。
消費税率などと違って前もって知っておく必要性は薄そうですが、用紙サイズが変わって文句を言う人、居るかなぁ?とか、来年末以降の従業員の皆さんの反応を、少々楽しみにしていたりして、、、。